کوچک سازی دولت با تکیه بر کار مجازی

ریاست جمهوری اسلامی ایران در هفته دولت گزارش امیدوارکننده از اقدامات مدیریتی و اجرایی دولت و آینده نگری به مردم شریف ایران ارایه دادند. نکته مهم در این گزارش تاکید دولت بر گسترش زیرساختهای دولت الکترونیک بود. اما دولت الکترونیک چه ماموریتی دارد و چگونه بر ساختار حجیم دولت و هزینه های جاری و سیاست خصوصی سازی و اجتناب دولت از تصدیگری امور اجرایی، تولیدی و خدماتی اثر خواهد نهاد. بی تردید، اگر استقرار دولت الکترونیک به معنای کوچک سازی پیکره دولت و کار مجازی نباشد، دولت الکترونیک ناقص خواهد بود.

ورود به قرن جدید فرصتهای زیادی برای به حیرت افکندن مردمان فراهم آورده است و اینکه در آینده کارها و پدیده‌ها چگونه پیش خواهند رفت، چه تغییراتی در نحوه زندگی روی خواهد داد، چه فناوریهای جدیدی زندگی را شکل خواهد بخشید. نگاهی به سالهای پیش معلوم می‌دارد که پهنه و سرعت تغییرات چشم‌گیر و حتی شگفت‌آور بوده است. همه شاهد بودیم که چگونه دهکده جهانی دچار معضلات و نگرانیهای مشترکی می‌شود، و خلق صور جدید مدیریت بین‌المللی و سازمانهای نو راه حل آن معظلات محسوب می‌گردد. توسعه همه جانبه معلوم می‌دارد که چگونه فناوریها با سرعت گسترش می‌یابند و پیامدهای همه‌گیر نافذ دارند.

عرضه فناوریهای جدید اطلاعات (IT)، نرم‌افزارها متنوع و همپوشی رسانه‌های چندگانه، مثل وب جهانی،روشهای جدیدی برای کار و یادگیری، محصولات و خدمات نو و حتی ظهور صنایع جدید و کوچک سازی دولت فراهم آورده است.اما همین فناوریها باعث رقابت شد و بنگاههای اقتصادی مجبور به انطباق و نوآوری شدند.این واکنش به معنای هجوم موجی قوی از عدم حتمیت (uncertaintly) و اضطراب (anxiety) است.یکی از تجلیات این موج تدوین نظری و اجرای عملی پدیده «کار مجازی» توسط « فرد» و «تیم مجازی» در درون «سازمان مجازی» است.

کار مجازی (virtual working) تلاشی است برای ایجاد ساختار‌های سازمانی انعطاف پذیرتر و با قابلیت انطباق بالا.کار مجازی به این واقعیت اشاره دارد که طرق قدیمی کار،تحت سلطه اندیشه دیوان سالاری، پرهزینه و با اثر بخشی نامطلوب و آسیب رسان به محیط زیست و منشا بسیاری از آلودگیهای زیستی است و کار مجازی به عنوان ساختاری فاقد مرز سازمانی، نوعی از تقسیم کار، بروز نوآوری و توسعه محصولات نو را با سرعت بالا امکان می‌دهد ) Davidow,1992، Birchall,1995، Hedberg,1997 (. موفقیت سازمانی دیگر تنها به معنی بهبود کارآمدی نیست، بلکه دستیابی به ایده‌ها و دانایی مربوط به محصولات و خدمات است که حضور قوی در بازار را تضمین می‌کند.اما دسترسی به ایده‌ها و داناییهای‌‌ نو وایجاد ترکیبی جدید ازآنها، به تغییر سریع نحوه طراحی سازمان سنتی احتیاج دارد، به خصوص در جایی که گروههای خبره چندی با یکدیگر به کار می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌پردازند. به ویژه که امروزه همکاری میان کنشها و حتی میان سازمانها ضرورت تمام پیدا کرده است. مهم‌تر اینکه نفی مرزهای مادی در جایی که گروههایی از خبرگان در شهرها و حتی کشورهای گوناگون ساکن هستند، امری طبیعی است. همه این الزامات به معنای ناکارآمدی سبک ساختاری قدیمی سازمانها  و دولت است که وحدتی عمودی دارند و همه فعالیتها و مهارتها در یک موجودیت قانونی منفرد بنام سازمان تجمع یافته است.

فروریختن مرزهای فضایی سازمان یکی دیگر از ابعاد کار مجازی را مطرح ساخته است. در سالهای جدید به صور نوی از فناوری اطلاعات، به ویژه اینترانت و اینترنت، کنفرانس ویدیویی و ارتباط تلفنی موبایل، توجه خاص شده است. نفی مسافت توسط فناوری اطلاعات موضوعی است که با ایده «کارتلفنی» ) telework ( عجین شده است.البته برای بسیاری از مردم کار تلفنی معنایی سنتی و محدود دارد. چیزی که در مورد کار مجازی صادق نیست، زیرا در ذهن مردم کار مجازی به معنای آرایه‌های انعطاف پذیر کار است.در کار مجازی افراد از فناوری اطلاعاتی در خانه یا خیابان یا هر کجای دیگر برای انجام «کار» بهره می‌گیرند.

البته کسی مثل استاد جاکسون (Jackson) اشاره دارد که در حالی که ارتباطات تلفنی منافع زیادی برای کارکنان و کارفرمایان دارد، انعطاف‌پذیری موجود در فناوری جدید باید در مسایلی به جز انجام کارهای مشابه و یکنواخت بکار برده شود.این سخن درست است و از فناوری جدید ارتباطی باید برای انتخاب بهترین خبرگان، ایجاد پیوند میان سازمانها و موسسات و دولت برای فراهم آوردن شبکه‌های اشتراکی بهره گرفت.این رویکرد راهبردی‌تر به کار مجازی (و به فناوریهایی که آن را تسهیل می‌کند) ضرورت دارد، اگر بخش دولتی و خصوصی بخواهند اصول معاصر و نوی کسب وکار را رعایت کند.

سازمان‌های جدید و طرق مجازی کار امروزه جزء ویژگیهای عصر و تمدن نو بشری است و بررسی و توجه خاص همه اندیشمندان ایرانی در حیطه سازمان و دولت را می‌طلبد. دلایل سه گانه ذیل حداقل استدلالی است که می‌توان در مورد اهمیت کار مجازی ارایه داد:

• مطالبه انعطاف‌پذیری بیشتر از سوی موسسات و افراد به همراه بهبود در قابلیتهای فناوریکی و مقرون به صرفه بودن عملیات کار مجازی باعث شد تا آرایه‌های کار جدید، مثل کار تلفنی، به طور فزایند‌ه‌ای جذاب گردد.
• نیاز سازمانها به بهبود نوآوری، یادگیری، باعث شد تا نحوه دستیابی به نظامهای جدید مدیریت دانش و استفاده از فناوری اطلاعات که به کارکنان امکان تبادل، دستیابی، انباشت و تصحیح دانش سازمانی را می‌دهد، بدل به نوعی ضرورت شود.
• از آنجا که دستیابی به دانش و تخصص و انتقال آن به سازمان بطور فزاینده‌ ی مرزهای سنتی را در هم می‌نورد، شبکه‌های ورودی و گروههای پروژه ی و همکاریهای میان سازمانی، به امری بسیار رایج بدل شده است.

البته یکی از معظلات این است که میزان تغییرات فناوریکی و تغییرات سازمانی وقت کمی را به سازمان می‌دهد تا درباره ابزارهای جدید و نرم‌افزار یا نوع نظام و قابلیت‌ایی که برای مدیریت ساختارهای جدید کار در قرن جدید نیاز است، به تفکر بپردازد. بنابراین شدت تغییر و فشار نوآوری دو چالش عمده پیش روی سازمانهای ایرانی و دولت یار است. اولین چالش حفظ توان جذب فناوریهای جدید جهت دستیابی به امتیازات رقابتی از طریق ساختارها و فرایندهای جدید و نیز محصولات و خدمات است.می‌توان به این چالش «عملیات نو» (New Practices) نام نهاد. دومین چالش به « نحوه تفکر سازمانی» (Organizational Thinking) باز می‌گردد.این چالش مربوط می‌شود به نظریه‌ها و مفاهیمی که سازمان برای توصیف و درک «عملیات نو» بکار می‌برد.هم چنین این چالش شامل تدوین راهبردها و مفروضات راهنما برای تصمیم‌گیری در باره عملیات نو است. باید به خاطر داشت که عملیات نو پویایی‌های به ویژه برجسته‌ ی دارد (مثل «مدیریت از راه دور» در شیوه کار مجازی، یا مدیریت دانش در سازمانهای وب محوذ) و همین باعث می‌شود که ضرورت برای تفکر نو سازمانی (نظریه‌ها، راهبردها و نگرشها) شدیدتر شود.

نخست، باید خاطر نشان ساخت که ایده‌ها و مفروضات موجود در باره کار و سازمان‌، و نیز خط‌مشی سازمانهای دولتی و خصوصی، راهبردهای سازمانی و فلسفه‌های مدیریت، نحوه تفکر ما را در باره فناوریهای جدید و سودمندیهای آن شکل می‌دهد.مطالعه این روابط در سازمانهای ایرانی حیاتی است.

دوم، در جایی که فناوریها به عنوان صور جدید عملیات (Practice) تصور می‌شوند، آنگاه طرحهای جدید سازمانی، فرآیندهای جدید سازمانی و حتی محصولات و خدمات جدید ممکن است در پی‌ آن ظهور یابند.اما در این میان معضلاتی مثل مدیریت مقاومت منفی کارکنان و سازمان، و نیز کنار آمدن با برنامه‌های گوناگون سیاسی، توسعه مهارتها، ارزشها و نگرشها باید مورد توجه واقع شوند تا ساختارهای جدید کار جانشین ساختارهای قدیمی گردند (Mcloughlin,1992). این امر به ویژه زمانی صادق است که تغییرات رادیکالی روی دهند که به روشهای جدید سرپرستی، روابط جدید میان همکاران، و مجموعه‌های جدیدی از مسئولیتها نیاز افتد(Badham,1997).این اقدامات با پویاییهای جدید اجتماعی و سازمانی در آمیخته ‌می‌شوند به نحوی که به نوعی جدید از تفکر سازمانی نیازمند خواهیم شد.

سوم، کار مجازی (Virtual Working) اغلب اصولی را به چالش فرامی‌خواند که بنیاد راهبردها و اقدامات مدیریتی و فرضهای بنیادی در باره سازمانهای سنتی ایرانی محسوب می‌شوند. برای مثال، در مدیریت آرایه‌های ارتباطهای مجازی ممکن است به وجود نظامهای کنترل و نگرشهایی که بر تعهد و ارزشهای مشترک کارکنان تاکید دارند، نیاز افتد (مجموعه ی که اکنون در سازمانهای ایرانی مورد غفلت و حتی غیرقابل باور است).اما نحوه تفکر جدید هم چنین ممکن است به درک پویایی‌های جدید نیاز داشته باشد.در مورد شبکه ی سازمانی باید به مسایلی چون ایجاد روابط حسنه، حفظ اعتماد درون سازمانی،و رفع عدم حتمیت (Uncertainty) و ابهام اقدام نمود. برای ایجاد کار مجازی در سازمان دولتی باید فرضهای اصلی خود را در باب سازمان مورد تفکر مجدد قرار دهیم. با داشتن تفکر ماشینی در باره کار و ابزار انگاری کارکنان و نفی زنده بودن پیکره سازمان نمی‌توان تفکر کار مجازی را دنبال نمود.

برای رویارویی با تغییرات ناشی از فناوریهای جدید سه چالش اصلی پیش روی سازمانهای دولتی و خصوصی است:

• درک “قابلیت ” فناوری جدید و ساختارهای جدید کار ناشی از فناوریها
• پیکره‌بندی طرحهای سازمانی و فرایندهای کار به نحوی که نوآوری در محصولات، کار انعطاف‌پذیر، کار شبکه‌ ی و مدیریت دانایی تسریع گردد
• تدوین رویّه های لازم برای درک و مدیریت پویایی‌های ناشی از نحوه جدید کار، و نیز مفاهیم، نظریه‌ها، ارزشها و نگرشهایی که مورد نیاز آن پویایی است

مفاهیم جدید کار مشخصه کار مجازی می‌باشند و این مفاهیم مسلماً برای درک فناوریهای جدید و هم چنین شناخت فرصتهای نوآوری و تجویز راه‌حلهای رفع مشکلات به سازمان طرقی را می‌آموزد. با وجود این، کار مجازی به همراه خود طیفی از دیدگاهها، تعاریف و برنامه‌های جدید می‌آورد.برای مثال معنای «مجازی» در اصطلاح «کار مجازی» زبان جدیدی در مورد سازمان محسوب می‌شود که بسیاری از مولفان، کارشناسان و مشاوران تعبیرهای متفاوتی از آن دارند.

با مطالعه پیشینه علمی می‌توان دریافت که در مورد کار مجازی پنج تعبیر عمده وجود دارد: اول، رشد پردازش اطلاعات در سازمانها.دوم، موضوعات مربوط به انعطاف پذیری. سوم، عدم مادیت سازمانها،و چهارم، سقوط مرزها در درون و میان انواع سازمانها و نهایت، تعبیر تجارت و دولت الکترونیکی.

اکنون به هر یک از تعابیر فوق بطور مختصر اشاره‌ای می‌کنیم.

مباحث مربوط به کار مجازی یا از راه دور و سازمانهای مجازی، و نیز جوامع اطلاعاتی به طور کلی، باعث شد که توجه زیادی به اهمیت اطلاعات در فرایندها و محصولات کار بشود (Castells.1996). بسیاری از هواداران کار مجازی دیجیتال شدن کار را مترادف با مجازی شدن آن می‌دانند.در کار دیجیتالی یا اطلاعاتی تجلیات جهانی در نرم‌افزارهای رایانه‌ای کد گذاری می‌شوند و کارکنان امکان می‌یابند که بیشتر در «جهانی مجازی» کار کنند تا فیزیکی (Barnatt,1995).این جهان می‌تواند به صورت انواع متنها، تصاویر و رسمهای رایانه ی درآید یا حتی به شکل تصاویر سه بعدی جهان واقعی را شبیه‌سازی کند.

بنابراین در اینجا روشن است که توان تصویرسازی هر فناوری جدید مثل شبکه‌های رایانه ی و ابزارهای فناوری اطلاعات، مدلهای جدیدی را پیش رو نهاده است که با توسل به آنها بتوان به طریقه ی رادیکال کار را پیکره‌بندی نمود.در بسیاری از مباحث مربوط به کار مجازی «ماشین» جای خود را به نظام اطلاعات داده است که خود استعاره‌ای اصلی در تفکر جدید در باب سازمانها است.

البته باید هوشیار بود و مقهور این نظرگاه نشد.گرچه دیدگاه فوق برای شکل دهی مجدد تفکر سازمانی اهمیت دارد،مدل نظام اطلاعات تنها یکی از طرق درک پویایی‌های زیربنایی سازمان جدید است.جنبه‌های اجتماعی و انسانی دیگری هم در مورد سازمان وجود دارد که به همان خوبی برای نظام اطلاعاتی در تحلیل سازمان مفید محسوب می‌شوند.

امروز کمتر کتابی را می‌توان در باب مدیریت مطالعه کرد که سخنی از انعطاف‌پذیری (Flexibility) به میان نیاورده باشد.در مورد معنای انعطاف‌پذیری در سازمان مباحث زیادی شده است(Poller,1991). در این مورد همگان موافق هستند که سازمانها باید خود را از قید دیوانسالاری رهاتر سازند و روابط کاری روان‌تری را دنبال نمایند به نحوی که هزینه‌های مالی و زمانی کاهش یابند و اثر بخشی و نوآوری بهبود پیدا کنند.سه حوزه انعطاف پذیری در سازمان قابل شناخت است:اول،انعطاف‌پذیری نیروی کار،دوم،دیوانسالاری زدایی و چالاکی سازمانی، و نهایت انعطاف‌پذیری در زمان و فضا.

نخست، انعطاف‌پذیری نیروی کار بر نوعی از راهبرد نیروی کار دلالت دارد که روابط کار سنتی با صور جدیدی از جذب نیرو از منابع بیرون از سازمان جانشین می‌شود.برای مثال،افزایش تعداد کارکنان با سواد می‌تواند منجر به جابجایی قدرت سازمانی شود که طی آن به افراد قدرت داده و از آنان خواسته شود که خود فرایند کار را مدیریت نمایند.در این نوع انعطاف‌پذیری امنیت شغلی همواره در تهدید است.البته کارکنان باسوادتر صاحب قدرت ممکن است در مدیریت خویشتن خودکفا شوند و از منافع خویش هم دفاع نمایند،اما کارکنان با مهارتهای کمتر و عملیاتی در خطر بیشتری بسر خواهند برد.

دوم، انعطاف‌پذیر به معنای گریز از دیوانسالاری و محدودیتهای آن، برایده‌های جدیدی مثل “مهندسی مجدد فرایند سازمانی” (BPR) استوارند که بر فرایندها و محصولات نهایی تاکید دارند و بر ساختارهای حامی آنها. بسیاری حتی تعریف سازمان مجازی را به این نوع انعطاف‌پذیری ربط داده‌اند.سازمان مجازی را سازمانی می‌دانند که برای اهداف عملیاتی کسب وکار به طور مستمر در حال تکامل، تعریف مجدد و ترسیم مجدد خویش است.

سومین حوزه انعطاف‌پذیری که در کار مجازی مورد بحث است، یعنی زمان و فضا،تلاش دارد که بر محدودیتهای دیگری از کار فایق آید. این حوزه بر اصول کار از راه دور (tele working) استوار است که طی آن فناوری اطلاعاتی مرز سازمان را پشت سر می‌نهد، کار از راه دور را حمایت می‌کند و ارایه خدمات از راه دور (teleservice) را فراهم می‌آورد (Jackson,1998).

تعبیر کار مجازی به عنوان نهایت انعطاف‌پذیری می‌تواند ترکیبی از سه نوع انعطاف‌پذیری باشد: کاهش دیوانسالاری و موانع فضایی، و خلق نوعی از سازمان خواهان عدول از مدل‌های سنتی سازمان است.

برخی از دست‌اندرکاران پدیده کار مجازی به معنای واژه مجازی پرداخته و کار مجازی را مشخصه سازمانهایی دانسته‌اند که فاقد هر گونه مولفه انسانی (مثل همکاران و مشتریان) و نیز عناصر غیر انسانی (مثل ساختمان و دفاتر کار) باشند.آن گونه که اساتید برچال و لایونزا (Birchall,1995) اشاره دارند وقتی سازمانها و آرایه‌هایی این چنین فاقد «شکل» یا فرم هستند هنوز دارای قابلیت «تاثیر گذاری» از طریق تکیه کامل بر فناوری اطلاعاتی می‌باشند.

به زعم استاد بارنات (Barnatt,1995) گسترده سازی یکی از تعاریف مشخص سازمان مجازی است.این نوع سازمان برای کنش و بقا به هیچ شکل قابل شناسایی فیزیکی نیاز ندارد و انگاره‌های pattern)) کارمند – کارفرما و مرزهای سازمانی آن صرفاً توسط فناوری اطلاعاتی محدود و تعریف می‌شود.

تا اینجا معلوم شد که کار مجازی دارای تعدد تعاریف است. یکی دیگر از تعابیر بر موضوع گسترش مرزها تاکید دارد،در درون سازمانها یا میان آنها.برای مثال، یک بنگاه اقتصادی رهبر در بازار با مجموعه‌ ی دیگر از گروهها ائتلاف می‌کند و از این طریق به بهترین قابلیتهای جهانی دست می‌یابد.این نوع ائتلاف در واقع «مجازی» است زیرا واقعاً سازمانی متجانس وجود ندارد، بلکه مجموعه‌ ی از گروهها و افراد هستند که با سرعت تمام محصولات و خدمات بسیار کیفی به بازار عرضه می‌کنند.

امروزه باور بر این است که دیگر هیچ شرکت تولید کننده‌ ی نمی‌تواند خود را تولیدگر منزوی یک محصول بداند، بلکه شرکت به شبکه پیچیده‌ای از تامین کنندگان، مشتریان، مهندسان و دیگر کنش‌ها نیاز دارد.

رشد بهره‌گیری فزاینده از فناوری اطلاعات باعث شد که مرزهای میان سازمان‌ا، شرکاء، مشتریان و تامین کنندگان در هم بریزد و رویکرد جدیدی به کسب وکار و روابط تجاری حاصل شود.اگر در نظر بگیریم که صور جدیدی از انتقال مالی و اعتباری به دلیل گسترش فناوری اطلاعات حاصل شده است، آنگاه می‌توانیم چنین نظامی را «تجارت الکترونیکی» بنامیم.در این معنا، تجارت الکترونیکی خود دیدگاهی است که با مباحث کار مجازی مرتبط می‌باشد.

برای مثال، به زعم Kalakota و Whinston سه نوع از تجارت الکترونیکی (EC) وجود دارد: در نوع اول از تجارت الکترونیکی است که فناوری اطلاعاتی روابط، نقل و انتقالات تجاری درون سازمانی و میان سازمانی را تنظیم می‌کند.در نوع سوم تجارت الکترونیکی صرفاً به معنای تجارت « مشتری ـ با ـ کسب وکار» ظهور پیدا می‌نماید(Kalakota,1997)  .برای مثال «خرید از طریق وب» در سالهای جدید بسیار معروف شده است. یکی از امتیازات این نوع تجارت کاهش هزینه نقل و انتقال است.از رهگذر ترکیب موثر فناوریها، فرایندهای کسب وکار و تعاملات با مشتریان می‌توان بر کاستیهای ساختارهای بازار و طرحهای سازمانی نایل آمد.در عصر اطلاعات تنها با پیگیری این گونه مدلهای کسب وکار است که سازمانها به موفقیت دست خواهند یافت.

 نتیجه‌گیری

با مطالعه تعابیر فوق در باب کار مجازی به دشواری می‌توان به تعریف شفافی از کار مجازی یا سازمان مجازی دست یافت. دیدگاه‌ها، مفاهیم و تصورات بهم وابسته زیادی وجود دارد.اکنون تلاش داریم که عناوین اصلی در این دیدگاه‌ها را شفاف سازی کنیم. در ذیل نه مورد را ذکر کرده‌ایم:

• سقوط سلسله مراتب سازمانی و گسترش مرزهای درونی و بیرونی سازمانها
• تمرکز بر «پردازش اطلاعات»، که طی آن تیمها و افراد با بهر‌ه‌گیری از فناوری اطلاعاتی، محصولات «مجازی» مبتنی بر اطلاعات را ایجاد و دستکاری می‌کنند
• استفاده از فناوری اطلاعاتی شبکه شده برای قدرت بخشیدن به مصرف کنندگان، و فراهم آوردن طرق جدید تعامل آنان با کسب وکار و دستیابی بیشتر به اطلاعات مربوط به محصولات
• دوری جستن از روابط استخدامی متعارف
• نظامهای کار موقت و پروژه‌ای، شامل شبکه‌های کاری همکاری، تامین کنندگان و سازمانهای شریک
• انعطاف‌پذیری در زمان و فضا، و تعاملات به کمک فناوری ارتباطات
• کاهش ساختمانهای مرکزی، دفاتر و فضای اداری
• تاکید بر نوعی نبود فیزیکی سازمان
• تاکید بر نوآوری و یادگیری مستمر و قابلیت ترمیم سریع مدلهای کسب وکار

آنچه درباره دیدگاه‌ه فوق آمد پویایی‌های مهمی را آشکار می‌سازد که به طرق جدیدی از تفکر در باره دولت و مدیریت و سازمان‌ نیازمند است.ما با نگریستن به «سطوح» یا مجموعه‌های متفاوتی از «موضوعات» می‌بایست پویایی‌های کار مجازی و سازمان مربوط به آن را باز شناسیم و پیکر دولت را موزون و چالاک نماییم.

مخاطب گرامی، ارسال نظر پیشنهاد و انتقاد نسبت به خبر فوق در بخش ثبت دیدگاه، موجب امتنان است.

ع